Prozeduren kreieren
Wenn man ein Unternehmen anfängt, dann versucht man an alles zu denken. Dies gelingt natürlich nicht perfekt. Es gibt aber etwas, was hilft das Risiko zu reduzieren, und das langfristig einen sehr positiven Effekt hat. Einem neuen Unternehmen fehlt etwas sehr wichtiges, dass nur mit der Zeit entstehen kann: Prozeduren. Eine Prozedur ist eine Art und Weise etwas zu machen die standardisiert ist. Jede Prozedur ist so optimiert, dass sie so wenige Ressourcen wie möglich beansprucht und die besten Resultate liefert. Um überhaupt Prozeduren zu entwickeln, müssen sie genau wissen wie ihr Unternehmen funktioniert. Wenn sie ihr Unternehmen führen und dabei Chaos in ihrer Organisierung entsteht, können sie keine Prozeduren entwickeln. Deshalb brauchen sie Ordnung in all dem was sie tun. Es gibt zwei Methoden durch die sie Ordnung schaffen: als erstes muss alles einen bestimmten logischen Platz haben und als nächstes muss alles dokumentiert werden, damit sie später auswerten können ob es effizient war. Legen sie Ordner für verschiedene Dokumenttypen an: sowohl in ihrem Schrank als auf ihrem Rechner. Die Struktur der Ordner sollte logisch sein, und entstehen bevor diese gefüllt werden. Sie können zum Beispiel folgende Struktur benutzen: Allgemein, Akten, Marketing, Produkt, Kunden, Finanzen, Entwicklung, Projekte, Externe Daten usw. Sie müssen ihre Struktur strengstens respektieren. Sehr wichtig ist es auch jede Datei suggestiv zu benennen, damit sie sie später finden. Tragen sie auch das Datum in den Dateinamen ein, damit sie immer wissen welches die neuste Version ist. Machen sie eine Tabelle in der sie immer ihre Arbeitsstunden eintragen, und genau wie lange sie was machen. So können sie eine Statistik zusammen führen und sehen wo sie effizient arbeiten und wo nicht, oder welche Methode effizienter ist. Machen sie auch Experimente um die beste Art zu finden auf die sie etwas erledigen können. Machen sie eine Tabelle für alle Tätigkeiten in der sie alles genau eintragen. Wenn sie zum Beispiel eine Aktion machen bei der sie bei Kunden anrufen, legen sie eine Tabelle an in der sie genau notieren wen sie wann angerufen haben und was ungefähr besprochen wurde. Später genau zu wissen was sie vor einer Woche gemacht haben wir sehr nützlich sein. Diese Tabellen sollten nie schlampig ausgefüllt werden. Benutzen sie eine professionelle Software wenn ihnen diese mehr bietet als normale Tabellen. Besonders für das Kundenmanagement gibt es viele Softwarelösungen, viele davon gibt es auch Online zu kleinen Preisen. Preiwerte und gute Software zum Verwalten Ihrer Kontakte bzw. Adressen und Dokumente, sowie zur Sicherung Ihrer Daten finden Sie in dieser Übersicht: Adressen-Software. Versuchen sie auch in ihrem Büro Ordnung zu halten. Vermischen sie keine Dokumente die nichts miteinander zu tun haben. Jedes Objekt braucht seinen eigenen Platz. Nachdem sie gelernt haben wo alles ist, verschwenden sie keine wertvolle Zeit mehr mit suchen. Wenn sie es für nötig halten, richten sie ein Eck der Unordnung an. Hier werfen sie alles hin was keinen Platz hat. Wenn sie dann etwas nicht finden, ist es höchstwahrscheinlich in diesem Eck der Unordnung. Sehr wichtig ist es, dass alle Ideen oder Informationen irgendwo notiert sind wo sie sie finden können. Sie sollten immer ein Notizheft haben, und am Ende des Tages müssen sie alle wichtigen Informationen dorthin eintragen wo sie wirklich hingehören.
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